Huisvesting

Schoolbesturen moeten huisvestingsaanvragen voor de toekomst telkens voor 1 februari van het daaraan voorgaande jaar bij het college van B&W indienen. Dit geldt voor het Primair Onderwijs voor alle aanvragen die betrekking hebben op uitbreiding, nieuwbouw, vervanging en onderhoud. Ook de ingebruikname van bestaande gebouwen ter beschikking van onderwijs, het oprichten van noodlokalen, maar ook inrichting met onderwijsleerpakket en meubilair vallen hieronder (zie ook de volledige lijst hieronder). Voor het Voortgezet Onderwijs geldt dit ook, behalve voor onderhoud omdat die vergoeding is opgenomen in de bekostiging vanuit OCW.

Het voorbereiden van een goede huisvestingsaanvraag neemt tijd in beslag. Globaal genomen is de doorlooptijd voor het onderzoeken van de behoeften, het verzamelen van alle benodigde gegevens, het schrijven van een goede onderbouwing en het voeren van het benodigde overleg (intern en extern) al snel 3 maanden.

Bij huisvestingsaanvragen wordt vaak gedacht aan nieuwbouw en uitbreiding van een school, maar het is (veel) meer. De officiële bewoordingen in de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs geven de wat bredere invulling van het begrip ‘huisvestingsaanvragen’ al aan: aanvragen voor opneming van een voorziening op het programma voor het jaar 2012. Een overzicht van de hier bedoelde voorzieningen:

  • Nieuwbouw, òf voor een nieuwe school òf ter vervanging van een bestaande school
  • Uitbreiding van een school
  • Ingebruikneming van een bestaand gebouw voor de huisvesting van een school
  • Verplaatsen van noodlokalen voor de huisvesting van een school
  • Terrein, dat nodig is voor nieuwbouw, uitbreiding, ingebruikneming en verplaatsen noodlokalen
  • Inrichting met onderwijsleerpakket en meubilair
  • Medegebruik van een ruimte in een gebouw van een andere school
  • Aanpassingen (genoemd in een bijlage bij de verordening) aan gebouwen
  • Onderhoud (eveneens genoemd in een bijlage bij de verordening) aan gebouwen
  • Herstel van constructiefouten aan een gebouw
  • Herstel en vervanging in verband met schade aan een gebouw, onderwijsleerpakket en meubilair ingeval van bijzondere omstandigheden  

Om scherp te krijgen, dat de voorbereiding van huisvestingsaanvragen echt z’n tijd nodig heeft, zoomen we op enkele voorzieningen in.

Nieuwbouw voor een nieuwe school

Op grond van een leerlingenprognose, die voldoet aan de in de verordening opgenomen criteria, moet de omvang van de nieuwbouw worden vastgesteld. Niet alleen de nieuwbouw moet worden aangevraagd, maar ook het terrein, dat nodig is om die nieuwbouw op te realiseren. En omdat de nieuwe school ook moet worden ingericht, moet ook om onderwijsleerpakket en meubilair worden verzocht.

Een complete aanvraag voor een nieuwe school omvat dus diverse componenten, met de leerlingenprognose als basis.

De periode van oktober t/m januari is nodig om een goed onderbouwde en complete  aanvraag op te stellen. Naast intern overleg is het verstandig om de nodige tijd voor overleg met de gemeente  uit te trekken over de plaats van realisering van de nieuwe school. Het is overigens ondenkbaar, dat een aanvraag voor nieuwbouw van een nieuwe school als een complete verrassing bij het college van B&W aankomt. Immers, ook in het aanvraagtraject voor het stichten van een nieuwe school richting het ministerie van OCW hebben het college van B&W en de gemeenteraad een rol vervuld.   

Nieuwbouw ter vervanging van een bestaande school 

Uit de leerlingenprognose vloeit de omvang van de nieuwbouw voort. Uit een bouwkundige rapportage moet blijken, dat nieuwbouw de enige optie is om de school op adequate wijze te huisvesten.

Drie à vier maanden zijn echt nodig om de aanvraag goed te onderbouwen en af te stemmen, zowel intern als extern (met de gemeente). Moeten een leerlingenprognose en/of een bouwkundige rapportage nog worden opgesteld, dan zou de periode van drie à vier maanden zelfs wel eens aan de krappe kant kunnen zijn. 

Uitbreiding van een school

Ook bij uitbreiding van een school moet de omvang daarvan op basis van de leerlingenprognose worden vastgesteld. En ook hier geldt, dat naast de uitbreiding ook het eventueel nog hiervoor nodig zijnde terrein moet worden aangevraagd. 

Het moet lukken om in de periode van oktober t/m januari een onderbouwde en volledige aanvraag samen te stellen. Ook hier moet naast het intern overleg het overleg met de gemeente niet vergeten worden, opdat van meet af aan duidelijk is, dat de gewenste uitbreiding van een school ook daadwerkelijk kan worden gerealiseerd. Blijkt onverhoopt, dat uitbreiding van het bestaande gebouw niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat het daarvoor benodigde terrein ontbreekt), dan kan in overleg met de gemeente naar een passende oplossing voor het huisvestingsprobleem van de school worden gezocht. En die oplossing kan dan vóór 1 februari in een concrete aanvraag bij het college van B&W worden neergelegd.

Inrichting met onderwijsleerpakket en meubilair  

Het is verstandig om jaarlijks te bezien of op grond van het leerlingaantal op de teldatum 1 oktober mogelijk extra onderwijsleerpakket en meubilair bij het college van B&W kan worden aangevraagd. Een korte actie, die het waard is om toch even te worden uitgevoerd. Het is immers jammer om budgetten hiervoor mis te lopen. 

Externe ondersteuning

Veel besturen, algemeen directeuren en directeuren van scholen in het primair onderwijs kiezen ervoor om bij het in kaart brengen van mogelijke huisvestingsaanvragen, het proces naar die aanvragen en de opstelling van de uiteindelijke aanvragen externe ondersteuning  in te roepen

De ondersteuningsvraag aan Infinite Financieel heeft veelal betrekking op procedurele aspecten, bijvoorbeeld om de omvang van de gevraagde voorziening (nieuwbouw, uitbreiding, onderwijsleerpakket en meubilair) in beeld te brengen, daarover af te stemmen met de (algemeen) directeur en – zonodig – de gemeente en de definitieve aanvraag tijdig en compleet samen te stellen. Ook bij het overleg  van bestuur, algemeen directeur en directeur  met de gemeente na het indienen van de huisvestingsaanvraag kan Infinite Financieel ondersteuning bieden.

Wilt u meer weten?